Als instelling die onderhevig is aan de wetgeving op overheidsopdrachten wordt de gemeente steeds geconfronteerd met complexere technisch-administratieve vraagstukken en het feit dat er meer eisen worden gesteld op vlak van vakspecifieke kennis. Om hier een antwoord op te bieden wil de gemeente toetreden tot Creat Services dv, een dienstverlenende vereniging opgericht in 2017. Creat bundelt hun expertise rond aankoop en de wetgeving op overheidsopdrachten met interessante aankoopvolumes. Het aanbod omvat standaard leveringen, diensten en werken eveneens als maatwerk.
De dienstverlening van Creat Services dv wordt enkel aangeboden voor de deelnemers van Creat Services dv. Het toetredingsdossier is als bijlage toegevoegd. Hieruit blijkt dat de autonomie van de deelnemende partners ten volle wordt gerespecteerd. Hierin staat ook de verplichte kapitaalsinbreng én de voorgeschreven betalingsmodaliteiten beschreven.
Voor gemeenten wordt gevraagd om 1 aandeel aan te kopen per 5000 inwoners. De waarde van 1 aandeel is € 1.000 en dient voor ¼ volstort te worden.
Als er rechtstreekse facturatie gewenst is voor het OCMW, dan kan dit enkel met een afzonderlijke toetreding van deze entiteit. Voor OCMW’s geldt een vast aantal van 5 aandelen per entiteit. Ook hier is de nominale waarde van 1 aandeel € 1000 en voor ¼ te volstorten.
Er zijn jaarlijks 2 algemene vergaderingen: de ‘gewone’ wordt gehouden op de derde dinsdag van juni en de ‘buitengewone’ valt in het laatste kwartaal van het jaar.
De gemeenteraad heeft een vertegenwoordiger voor de buitengewone algemene vergaderingen en een plaatsvervangend vertegenwoordiger aangeduid. Beide personen zijn aangesteld om zowel de gemeente als het OCMW te vertegenwoordigen.
Decreet Lokaal Bestuur van 22.12.2017, artikelen 56 en 57.
Wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
Wet van 29.07.1991 betreffende de openbaarheid van bestuur.
Bestuursdecreet van 07.12.2018, titel II, hoofdstuk 3.
Wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten.
KB plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18.04.2017.
KB van 14.01.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zoals gewijzigd.
Wet van 17.06.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, zoals gewijzigd.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om toe te treden tot Creat Services dv, volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van Creat Services dv en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan dit besluit wordt toegevoegd.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist tot aankoop van 5 aandelen met een nominale waarde per aandeel van € 1.000, voor ¼ te volstorten.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanduiding van Decorte Dries als vertegenwoordiger op de (buitengewone) algemene vergaderingen van Creat Services dv; en Thieren Sylvie als plaatsvervangend vertegenwoordiger goed. Beide personen werden aangesteld om zowel de gemeente als het OCMW te vertegenwoordigen.
Deze beslissing samen met het ingevulde instapformulier bezorgen aan Creat Services dv.
Voor de goede werking van de administratie is het in bepaalde situaties aangewezen om een provisie ter beschikking te stellen aan medewerkers voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van dienst onmiddellijk moeten worden gedaan.
Artikel 272 §1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 maakt dit mogelijk op voorwaarde dat het organisatiebeheersingssysteem hiervoor een regeling bevat.
De financieel directeur maakte een voorstel op van reglement over de terbeschikkingstelling van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven (als bijlage). Dit reglement regelt hoe er binnen OCMW Alveringem met provisies wordt omgegaan: omvang en gebruik van de provisie, aanduiding van de provisiebeheerder en zijn verantwoordelijkheid, procedure bij vaststelling van verschil, bij diefstal of verlies, controlemechanisme enz...
Dit reglement is gelijklopend met het voorstel van reglement over de terbeschikkingstelling van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven voor de gemeente Alveringem zodat er binnen het ganse lokaal bestuur op dezelfde manier met provisies wordt omgegaan.
Dit reglement vervangt het reglement betreffende de provisies en de geringe dagontvangsten zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn op 25 maart 2014.
Art. 272 §1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.
Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid het artikel 164.
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2014 betreffende het hervaststellen van het reglement betreffende de provisies en de geringe dagontvangsten.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het 'reglement over terbeschikkingstelling van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven' goed. Het reglement als bijlage maakt integraal deel uit van dit besluit.
Dit reglement gaat in op 01.03.2025.
De raad voor maatschappelijk welzijn heft het reglement betreffende de provisies en de geringe dagontvangsten, zoals vastgesteld in haar beslissing van 25.03.2014 over het hervaststellen van het reglement betreffende de provisies en de geringe dagontvangsten, op met ingang op 01.03.2025.
Op 05.09.2017 stelde de raad voor maatschappelijk welzijn een provisie van € 1.000 ter beschikking aan Wouter Accou, algemeen directeur, voor kleine aankopen en internetaankopen onder de vorm van een vooraf opgeladen kredietkaart (MasterCard Prepaid).
In de praktijk merken we dat de meeste betalingen via de provisie van de algemeen directeur transacties zijn op naam van de gemeente. Boekhoudkundig moeten deze transacties doorgefactureerd worden aan de gemeente. Het is dan ook efficiënter om de provisie van de algemeen directeur bij het OCMW stop te zetten en te vervangen door een provisie ter beschikking gesteld door de gemeente.
Voorstel om de provisie van de algemeen directeur op te heffen vanaf het moment waarop hij over een provisie beschikt van de gemeente.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 272 §1 over het ter beschikking stellen van provisies.
Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid het artikel 164.
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 februari 2025 over het reglement over terbeschikkingstelling van provisies voor geringe exploitatie-uitgaven - goedkeuring.
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 5 september 2017 betreffende het ter beschikking stellen van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven aan de secretaris.
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2014 betreffende het hervaststellen van het reglement betreffende de provisies en de geringe dagontvangsten.
De raad voor maatschappelijk welzijn heft de provisie voor geringe exploitatie-uitgaven ten gunste van algemeen directeur Wouter Accou op vanaf het moment waarop hij over een provisie van de gemeente beschikt. De opheffing gebeurt ten vroegste vanaf 01.03.2024.
Per brief van 6 februari 2025 nodigt Zuidijzerpolder de vertegenwoordiger van OCMW Alveringem uit op de algemene vergadering (AV) van vrijdag 7 maart 2025 om 13.30 u. in het OC Stationshuis te Merkem (9e Linieplein, 8650 Houthulst).
Dagorde:
De wet van 29 juli 1991 over de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 40 over de bevoegdheden van de gemeenteraad en artikels 388 tem 473 over de intergemeentelijke samenwerking.
Het huishoudelijk reglement van de Zuidijzerpolder, meer bepaald art. 9 - art. 10 - art. 14 - art. 19.
De beslissing van de raad van maatschappelijk welzijn van 23 januari 2025 inzake de aanstelling van Carine Denuwelaere als vertegenwoordiger en Robbie Barra als plaatsvervangend vertegenwoordiger voor het OCMW Alveringem op de algemene vergaderingen van de Zuidijzerpolder vanaf nu tot en met 31.12.2030.
De raad voor maatschappelijk neemt akte van de agenda en beslist elk punt goed te keuren op de agenda voor de algemene vergadering van 7 maart 2025 om 13.30 u. in het OC Stationshuis te Merkem (9e Linieplein, 8650 Houthulst).
De vertegenwoordiger Carine Denuwelaere of plaatsvervangend vertegenwoordiger Robbie Barra is gemandateerd om de agendapunten goed te keuren.
Het vast bureau is belast met de uitvoering van de hierbij genomen beslissing.
Een uittreksel van dit besluit bezorgen aan Zuidijzerpolder via info@zuidijzerpolder.be.
Een landbouwer vroeg om een perceel landbouwgrond Burghoek A358 van het OCMW aan te kopen voor de ontwikkeling van zijn landbouwbedrijf. Het perceel is op dit ogenblik belast met een pacht. Er is eveneens een jachtrecht actief.
Het perceel is niet ingesloten door de percelen van de geïnteresseerde landbouwer. Ook derden kunnen interesse en voordeel hebben bij de aankoop. Het vast bureau adviseert de raad voor maatschappelijk welzijn daarom om het perceel te verkopen aan een aanpalende eigenaar van het perceel via een openbare procedure.
Dienst Vastgoedtransacties werd gecontacteerd met de vraag om schatting voor verkoop, onderhandeling en akte op zich te nemen. Zij bevestigden de opstart van het dossier op 11.10.2024 en bezorgden op 09.01.2025 het schattingsverslag van het perceel. Dit wordt geraamd op:
Een pachtovereenkomst opzeggen om de grond pachtvrij te verkopen is in dit geval niet mogelijk.
Als bijlage:
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, in het bijzonder artikel 293.
Omzendbrief KB/ABB 2019/3 van 3 mei 2019 over transacties van onroerende goederen door lokale en provinciale besturen en door besturen van de erkende erediensten.
Decreet van 13 oktober 2023 tot bepaling van de specifieke regels over de pacht (Vlaams Pachtdecreet).
Het OCMW gaat over tot verkoop van volgend onroerend goed: perceel 38022A0358/00_000, Sint-Rijkers - Klare Wal, 8690 Alveringem.
De minimale verkoopprijs werd bepaald op € 53.430,00 in verpachte toestand.
De verkoop gebeurt met mededinging.
De Dienst Vastgoedtransacties van de Vlaamse Overheid wordt gemachtigd om de authentieke akte te verlijden, en het OCMW hierin te vertegenwoordigen.
Dit alles onder voorbehoud van het niet-uitoefenen van het recht van voorkeur van de VLM. Ingeval het recht van voorkeur wordt uitgeoefend treedt de VLM in de rechten en verplichtingen voortvloeiend uit voormelde akte.
De financieel directeur wordt gemachtigd om ontslag van ambtshalve inschrijving te geven na betaling van de koopsom.
Alveringem maakt deel uit van vzw ELZ Westkust & Polder, samen met De Panne, Diksmuide, Nieuwpoort, Koksijde en Veurne.
Door vernieuwing van de raad voor maatschappelijk welzijn moeten voor de legislatuur 2025-2030 nieuwe vertegenwoordigers aangeduid worden voor de algemene vergadering en het bestuursorgaan.
In de algemene vergadering van ELZ Westkust & Polder kan per lokaal bestuur max. 1 vertegenwoordiger als stemgerechtigd lid toetreden. Een waarnemend lid in de algemene vergadering kan ook aangeduid worden.
In het bestuursorgaan kunnen max. 3 stemgerechtigde leden en 1 waarnemend lid (zonder stemrecht) zetelen.
Op 7 februari 2025 vond een clusteroverleg plaats tussen de betrokken lokale besturen. Dit clusteroverleg was gekoppeld aan het overleg Voorzitters BCSD Westhoek georganiseerd door DVV Westhoek. Het Clusteroverleg kwam in consensus overeen dat de afvaardiging naar de bestuursorganen van vzw ELZ Westkust & Polder er als volgt uit ziet:
Algemene Vergadering Westkust & Polder
Bestuursorgaan Westkust & Polder
Worden voorgedragen als kandidaat-vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen:
Worden voorgedragen als kandidaat-vertegenwoordiger voor het bestuursorgaan (tweede helft legislatuur):
Decreet van 01.02.2019 over de organisatie van de eerstelijnszorg.
Besluit van de Vlaamse Regering van 04.05.2019 tot erkenning en subsidiëring van de zorgraden en houdende inwerkingtreding van het decreet van 04.05.2019.
Statuten vzw ELZ Westkust & Polder.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om Avonture Karolien, Klarewal 2, 8690 Alveringem, karolien.avonture@alveringem.be, aan te duiden als vertegenwoordiger voor Alveringem in de algemene vergaderingen van vzw ELZ Westkust & Polder tijdens deze legislatuur.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om Thieren Sylvie, Kallestraat 33, 8691 Beveren, sylvie.thieren@alveringem.be, aan te duiden als vertegenwoordiger voor Alveringem in het bestuursorgaan van vzw ELZ Westkust & Polder binnen de cluster lokale besturen tijdens de tweede helft van de legislatuur.
Mededelingen:
Mededelingen door het vast bureau.
Mondelinge vragen:
Mondelinge vragen van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 31 en 74 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur:
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan de voorzitter van het vast bureau en aan het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
Artikel 11 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de mededelingen, de vragen en antwoorden.
Namens raad voor maatschappelijk welzijn,
Wouter Accou
algemeen directeur
Andries Callebert
voorzitter OCMW-raad