De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de klachten ingediend tegen de gemeente (zoals bepaald in ons gemeentelijk reglement en in het decreet lokaal bestuur).
Sinds de vorige rapportage aan de gemeenteraad, in januari 2018, werd slechts 1 klacht ontvangen. Deze klacht werd behandeld en de indiener van de klacht kreeg binnen de vooropgestelde termijn een gemotiveerd verslag als antwoord op de klacht.
De algemeen directeur plant een evaluatie van het reglement op de klachtenbehandeling, waarbij één reglement zal opgesteld worden voor het lokaal bestuur Alveringem.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 302 en 303 over klachtenbehandeling.
Het gemeenteraadsbesluit van 26 mei 2011, over de vaststelling van een reglement op de klachtenbehandeling, meer in het bijzonder art. 8 dat een jaarlijkse rapportering aan de gemeenteraad over deze materie voorschrijft.
De gemeenteraad neemt kennis van het verslag van de algemeen directeur over de klachtenbehandeling.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks over het organisatiebeheersingssysteem aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau door bespreking van de verbeteractiefiche (als bijlage).
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 217 tot en met 220 over organisatiebeheersing.
Het gemeenteraadsbesluit van 28 november 2019, over de goedkeuring van een algemeen kader voor organisatiebeheersing.
De gemeenteraad neemt kennis van het verslag van de algemeen directeur over organisatiebeheersing.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de informatieveiligheid.
De samenstelling van de informatieveiligheidscel werd gewijzigd op 23 maart 2020. Deze bestaat nu uit Wouter Accou (algemeen directeur), Steve Lanssens (financieel directeur), Tine Vandenbroucke (stafmedewerker), Jan Schepens (preventieadviseur gemeente), Veerle Barbier (preventieadviseur OCMW) en Gerda Neuville (informatieveiligheidsconsulent).
Het beleidsplan informatieveiligheid voor het lokaal bestuur Alveringem werd goedgekeurd op 23 april 2020.
In de eerste bijeenkomst van de informatieveiligheidscel op 15 oktober 2020 werd de prioritering en de planning van de aanbevelingen in dit plan besproken. Er is ook awarenesstraining gepland voor het personeel.
Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (privacywet).
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.
De gemeenteraad neemt kennis van het verslag van de algemeen directeur over de informatieveiligheid.
Gaselwest nodigt met het aangetekend schrijven van 10 september 2020 de vertegenwoordigers van het lokaal bestuur Alveringem uit op de buitengewone algemene vergadering (BAV) van dinsdag 15 december 2020 om 18 u. in het auditorium van het regiogebouw, P. Kennedypark 12 te 8500 Kortrijk.
Naargelang de evolutie van Covid-19 en de daaraan verbonden federale richtlijnen en politiebesluiten kan de BAV fysiek, digitaal of schriftelijk doorgaan. Er wordt gevraagd om een expliciete beslissing te nemen over alle voorliggende agendapunten. Op deze manier kan overgegaan worden tot het houden van een schriftelijke BAV indien noodzakelijk.
De vertegenwoordiger van de gemeente/stad die fysiek dan wel digitaal zal deelnemen aan de BAV van Gaselwest op 15 december 2020 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikelen 1 en 2 van onderhavige beslissing.
In geval van schriftelijke BAV zijn akkoord te verlenen over elk van de voorliggende agendapunten, waaronder de voorgestelde statutenwijzigingen en wijziging van doel/voorwerp. Dit geeft het standpunt van de gemeente/stad weer en dient als een bindend akkoord te worden beschouwd dat opgenomen zal worden in een overzichtslijst ‘houdende ontvangen inhoudelijke goedkeuringen van de deelnemers’ die gevoegd zal worden bij de notulen van bovenvermelde Buitengewone Algemene Vergadering en waarbij de individuele gemeenteraadsbeslissingen via het digitaal loket zullen overgemaakt worden aan de toezichthoudende overheid.
De voorgestelde statutenwijzigingen vinden vooreerst hun oorsprong in de verplichte aanpassing van de statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV):
Daarnaast worden nog een aantal wijzigingen aangebracht:
Aan het voorwerp (nieuwe aanduiding van het “doel” ten gevolge van de inwerkingtreding van het WVV) worden enkele wijzigingen aangebracht.
Agenda:
1. Aanpassen van de statuten als volgt:
a. Wijzigingen van het doel/voorwerp
b. - Aanpassen van de titels van Hoofstukken I en II
- Aanpassen van de bestaande artikels 2, 2bis, 3, 4, 4bis, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16bis, 17, 19, 24, 27bis, 28, 29bis, 30, 31, 32, 35, 36, 37, 37bis, 38, 40
en de bijlage 1bis en bijlage 3
- Toevoegen van een artikel 2bis en artikel 29ter.
2. Verlenen van machtiging aan de Secretaris van de Raad van Bestuur en/of een medewerker van de directie Secretariaat-generaal van Fluvius System Operator om
beslissingen genomen in de agendapunten 1, 6 en 7 bij authentieke akte te doen vaststellen.
3. Bespreking in het kader van artikel 432 van het Vlaams decreet lokaal bestuur houdende de intergemeentelijke samenwerking van de te ontwikkelen activiteiten en
de te volgen strategie voor het boekjaar 2021 alsook van de door de raad van bestuur opgestelde begroting 2021.
4. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114 ev WVV.
5. Financiering van de verkrijging van aandelen van de vennootschap door derden.
6. Statutaire benoemingen.
7. a. Aanvaarding van de uitbreiding van de aansluiting van deelnemer(s) voor de activiteit openbare verlichting (verlichtingstoestellen, lichtbronnen en steunen) en
diensten als onderdeel van ‘licht als dienstverlening’ - verslag van de raad van bestuur en van de commissaris overeenkomstig het artikel 6:110 WVV houdende de
in natura voor de toetredingen per 1 juli 2020 en per 15 december 2020.
b. Desgevallend aanvaarding / uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.
8. Statutaire mededelingen.
De wet van 29 juli 1991 over de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (DLB) en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 40 over de bevoegdheden van de gemeenteraad en artikels 388 tem 473 over de intergemeentelijke samenwerking, waaronder artikel 432, alinea 3 waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke algemene vergadering.
De statuten Gaselwest.
De beslissing van de gemeenteraad van 24 januari 2019 over de aanstelling van Dries Decorte als vertegenwoordiger, en Johan Albrecht als plaatsvervangend vertegenwoordiger, op de (buitengewone) algemene vergaderingen van Gaselwest voor de legislatuur 2019-2024.
Akkoord te gaan met de diverse agendapunten op de dagorde van de buitengewone algemene vergadering van de opdrachthoudende vereniging Gaselwest op 15 december 2020 om 18 u., te weten volgende punten:
1. Aanpassen van de statuten als volgt:
a. Wijzigingen van het doel/voorwerp
b. - Aanpassen van de titels van Hoofdstukken I en II
- Aanpassen van de bestaande artikels 2, 2bis, 3, 4, 4bis, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16bis, 17, 19, 24, 27bis, 28, 29bis, 30, 31, 32, 35, 36, 37, 37bis, 38, 40 en de
bijlage 1bis en bijlage 3
- Toevoegen van een artikel 2bis en artikel 29ter.
2. Verlenen van machtiging aan de Secretaris van de Raad van Bestuur en/of een medewerker van de directie Secretariaat-generaal van Fluvius System Operator om
beslissingen genomen in de agendapunten 1, 6 en 7 bij authentieke akte te doen vaststellen.
3. Bespreking in het kader van artikel 432 van het Vlaams decreet lokaal bestuur houdende de intergemeentelijke samenwerking van de te ontwikkelen activiteiten en
de te volgen strategie voor het boekjaar 2021 alsook van de door de raad van bestuur opgestelde begroting 2021.
4. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114 ev WVV.
5. Financiering van de verkrijging van aandelen van de vennootschap door derden.
6. Statutaire benoemingen.
7. a. Aanvaarding van de uitbreiding van de aansluiting van deelnemer(s) voor de activiteit openbare verlichting (verlichtingstoestellen, lichtbronnen en steunen) en
diensten als onderdeel van ‘licht als dienstverlening’ - verslag van de raad van bestuur en van de commissaris overeenkomstig het artikel 6:110 WVV houdende de inbreng
in natura voor de toetredingen per 1 juli 2020 en per 15 december 2020.
b. Desgevallend aanvaarding / uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.
8. Statutaire mededelingen.
Akkoord te gaan met de voorgestelde statutenwijzigingen van Gaselwest met inbegrip van de voorgestelde wijziging van het doel/voorwerp van Gaselwest.
In geval van een fysieke of digitale algemene vergadering
De vertegenwoordiger van de gemeente die fysiek dan wel digitaal zal deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest op 15 december 2020 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), wordt opgedragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in dit raadsbesluit.
In geval van een schriftelijke algemene vergadering
Zijn akkoord te verlenen over elk van de voorliggende agendapunten, waaronder de voorgestelde statutenwijzigingen en wijziging van doel/voorwerp. Dit geeft het standpunt van de gemeente weer, en dient in geval van een schriftelijke algemene vergadering (zonder fysieke aanwezigheid van de vertegenwoordiger van de gemeente) als een bindend akkoord te worden beschouwd dat opgenomen zal worden in een overzichtslijst ‘houdende ontvangen inhoudelijke goedkeuringen van de deelnemers’ die gevoegd zal worden bij de notulen van bovenvermelde buitengewone algemene vergadering en waarbij de individuele gemeenteraadsbeslissingen via het digitaal loket zullen overgemaakt worden aan de toezichthoudende overheid.
Het college van burgemeester en schepenen is belast met de uitvoering van voormelde beslissingen.
Afschrift van dit besluit te bezorgen aan de opdrachthoudende vereniging Gaselwest via het e-mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be ter attentie van het secretariaat.
IWVA nodigt met het aangetekend schrijven van 8 oktober de deelnemers uit op de bijzondere algemene vergadering (BAV) op woensdag 9 december 2020 om 19 u.
De vergadering zal online plaatsvinden via Microsoft Teams.
Dagorde:
De wet van 29 juli 1991 over de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 40 over de bevoegdheden van de gemeenteraad en artikels 388 tem 473 over de intergemeentelijke samenwerking.
De beslissing van de gemeenteraad van 24 januari 2019 inzake de aanstelling van Karolien Avonture als vertegenwoordiger, en Sylvie Thieren als tweede vertegenwoordiger, op de (buitengewone) algemene vergaderingen van de IWVA voor de legislatuur 2019-2024.
De gemeenteraad gaat akkoord met de diverse agendapunten op de dagorde van de bijzondere algemene vergadering van de IWVA op 9 december 2020 om 19 u., te weten volgende punten:
De aangeduide vertegenwoordigers worden opgedragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in dit raadsbesluit en als dusdanig de op de agenda geplaatste punten van de bijzondere algemene vergadering van de IWVA van 9 december 2020 om 19 u., waarvoor een beslissing moet genomen worden, goed te keuren. Deze vergadering zal online doorgaan via Microsoft Teams.
Het college van burgemeester en schepenen te belasten met de uitvoering van de hierbij genomen beslissing.
Afschrift van dit besluit bezorgen aan de IWVA.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de gemeentelijke administratieve sancties.
Overzicht als bijlage.
De wet van 24 juni 2013 over de gemeentelijke administratieve sancties, en de bijhorende uitvoeringsbesluiten.
Het gemeenteraadsbesluit van 23.06.2016 tot vaststelling van het algemeen reglement op de gemeentelijke administratieve sancties.
De gemeenteraad neemt kennis van het verslag van de algemeen directeur over de gemeentelijke administratieve sancties.
Van 22 augustus tot en met 6 september 2020 brachten de kinderen het werk van hun vader Paul Doise samen in een overzichtstentoonstelling in het kerkje van Oeren. De kinderen denken eraan om de gemeente Alveringem een werk te schenken.
De afmetingen van het werk zijn 55 cm x 73 cm. De waarde bedraagt € 175.
De familie vraagt of het lokaal bestuur belangstelling heeft om een schilderij in ontvangst te nemen en op te hangen in een gemeentelijke locatie.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 41, 12° waarin bepaald wordt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het definitief aanvaarden van schenkingen.
Het lokaal bestuur aanvaardt de schenking en maakt een schenkingsovereenkomst op met de schenker.
Het kunstwerk wordt opgehangen in een gemeentelijke locatie.
VVZRL V4 Project K2, Polderstraat 150, 8670 Koksijde heeft een aanvraag omgevingsvergunning ingediend voor het bouwen van een meergezinswoning, aanleg van nieuwe wegenis en nutsvoorzieningen en bouwen van 9 woningen na verwijdering van bestaande bebouwing en verhardingen, gelegen aan de Putstraat te 8690 Alveringem, kadastraal gekend Alveringem 1ste afdeling, sectie C, nummers 819C3, 819D3, 819F3, 819S, 819Z2 en 1762A.
De aanvraag is gelegen volgens het gewestplan Diksmuide - Torhout (K.B. 05/02/1979) in een woongebied met landelijk karakter.
Voor de ontsluiting van de 9 nieuw op te richten eengezinswoningen moet een nieuwe wegenis met bijkomende gescheiden riolering en nutsvoorzieningen worden aangelegd.
De nieuwe wegenis wordt aangelegd in KWS en heeft een breedte van 5 meter. Aan noordelijke zijde van de nieuwe wegenis worden, tot tegen de private perceelsgrenzen, parkeerplaatsen in waterdoorlatende verharding aangelegd. De achtertuinen van de bestaande rijwoningen in de Kaatsspelstraat zullen via de groene zijberm ontsloten kunnen worden naar de nieuwe wegenis.
Op het einde van de nieuwe wegenis (pijpekop) wordt een doorgang aangelegd - enkel toegankelijk voor hulpdiensten - naar de Kaatsspelstraat.
Eveneens op het einde van de wegenis wordt een groenzone / infiltratiezone aangelegd met waterbuffer.
Aan de achterzijde van de nieuw op te richten eengezinswoningen wordt een wandel- en fietspad in halfverharding aangelegd, met een breedte van 2 meter, dat aansluit op de nieuw aan te leggen wegenis.
Aan de zuidelijke zijde wordt een verharde strook (voetpad) in betonstraatstenen aangelegd.
Het project voorziet de aanleg van de nieuwe wegenis tot tegen de perceelsgrens van de woning Putstraat 18, 8690 Alveringem. Om redenen van verkeersveiligheid adviseert de gemeentelijke omgevingsambtenaar om de wegenis ter hoogte van de woning Putstraat 18, 1 meter te verschuiven in zuidelijke richting ten koste van de haag (75 cm) en een deel van het voetpad (25 cm).
Het is wenselijk om, na aanleg wegenis, riolering en alle nutsleidingen, deze kosteloos over te nemen van de private verkavelaar en op te nemen in het openbaar domein. Op deze manier zullen de rijwoningen gelegen langsheen de zuidelijke zijde van de Kaatsspelstraat, ontsloten kunnen worden naar de nieuwe (openbare) wegenis. Deze oppervlakte wordt aangeduid op plan 201014JDOverzichtsplanOpnameOpenbaarDomein met een paarse onderbroken lijn (plan als bijlage).
De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening.
Het decreet van 25 april 2014 over de omgevingsvergunning.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
De wet van 29 juli 1991 over de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen.
Keurt tracé van de aan te leggen weg en aanhorigheden, zoals voorzien op het plan 201014JDOverzichtsplanOpnameOpenbaarDomein met een paarse onderbroken lijn, goed als zijnde conform voor aansluiting op, en opname in de openbare wegenis.
Binnen voormelde oppervlakte moet de wegenis ter hoogte van de woning Putstraat 18, 1 meter opgeschoven worden in zuidelijke richting, ten koste van de haag (75 cm) en een deel van het voetpad (25 cm). Aan de noordzijde (kant bezwaarindiener) komt 1 m onverharde berm, gras.
Via het omgevingsloket moet het aangepaste plan worden opgeladen.
Aanleg van riolering en wegenis moet gebeuren volgens het standaardbestek 250 versie 4.1
Achter woning 19, parkeerplaats naar westen verplaatsen, betere ontsluiting achtertuin nr. 19.
Parking achter woning 15, uitbreiding tot aan de perceelsgrens, groenonderhoud vermijden.
Parkeerplaatsen parallel aan de Putstraat, schuin plaatsen om meer parkeerplaatsen te creëren.
De gemeenteraad keurde op 26 september 2019 het aanbod goed 'Fluvius openbare verlichting en de toetreding tot Gaselwest voor de activiteit openbare verlichting'.
De raad van bestuur van Gaselwest d.d. 12 december 2019 besliste tot kapitaalverhoging per 1 juli 2019 van het variabel kapitaal ten bedrage van € 2.929.650,00 door middel van 117.186 Aov-aandelen en de kapitaalverhoging per 12 december 2019 van het variabel kapitaal ten bedrage van € 28.630.275,00 door middel van 1.145.211 Aov-aandelen.
Het inbrengverslag van de raad van bestuur van Gaselwest, het inbrengverslag van de commissaris en notulen (onderhands en notarieel) van de buitengewone algemene vergadering vermelden dat de inbreng voor de gemeente bestaat uit een definitieve inbrengwaarde van € 228.841,35, vertegenwoordigd door hetzij 6.865 aantal aandelen Aov en € 57.216,35 in cash.
Het cashgedeelte werd gestort op 14 februari 2020 op rekening van het lokaal bestuur Alveringem.
Als bijlage het ontwerp van notariële akte.
De akte zal verleden worden op 20 november 2020 om 14 u. in Kortrijk, President Kennedypark 12.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald de artikelen 41, 279, 281, 283 en Deel III, Titel III over de intergemeentelijke samenwerking.
Neemt kennis van de beslissing van de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest d.d. 12 december 2019 over de aanvaarding van de toetreding vanaf 12 december 2019 van de gemeente voor de activiteit openbare verlichting tot Gaselwest en van de ermee gepaard gaande kapitaalverhoging ingevolge de beslissing van de buitengewone algemene vergadering van 12 december 2019.
Keurt het ontwerp van notariële akte goed over de formalisering van de vermelde inbreng in natura (openbare verlichting).
De voorzitter, Dries Decorte, en de algemeen directeur, Wouter Accou, ondertekenen de authentieke akte op 20 november 2020 om 14 u. in Kortrijk.
Het CBS voert deze beslissing uit en licht Gaselwest in via vennootschapssecretariaat@fluvius.be.
Namens gemeenteraad,
Wouter Accou
algemeen directeur
Dries Decorte
voorzitter gemeenteraad