Lokaal bestuur Alveringem kocht recentelijk het voormalig schoolgebouw/dorpshuis, Weegschede 58A in Gijverinkhove aan.
Na uitvoering van werken aan elektriciteit en sanitair, wordt het gebouw ter beschikking gesteld als gemeentelijke zaal. Uitbating van de zaal zal door het zaalcomité gebeuren.
Deze bijkomende gemeentelijke zaal moet opgenomen worden in het gemeentelijk reglement voor de uitbating van de gemeentelijke zalen.
Het gemeentelijk reglement voor de uitbating van de gemeentelijke zalen te Alveringem, Izenberge, Leisele, Hoogstade, Stavele, goedgekeurd door de gemeenteraad op 23.12.2004 en gewijzigd op 24.11.2014.
De wet van 29 juli 1991 over de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 over het bestuurlijk toezicht.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41, over de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het bestaande gemeentelijk reglement voor de uitbating van de gemeentelijke zalen wordt opgeheven.
De gemeenteraad stelt het gemeentelijk reglement voor de uitbating van de gemeentelijke zalen te Alveringem, Gijverinkhove, Hoogstade, Izenberge, Leisele en Stavele als volgt vast:
GEMEENTELIJK REGLEMENT VOOR DE UITBATING VAN DE GEMEENTELIJKE ZALEN TE ALVERINGEM, GIJVERINKHOVE, HOOGSTADE, IZENBERGE, LEISELE EN STAVELE
Uitbating en delegatie
1. Het college van burgemeester en schepenen delegeert de uitbating van deze zalen, voor zover er daartoe vrijwilligers gevonden worden, aan zaalcomités ter plaatse, bestaande uit mensen die zich willen inzetten voor het dagelijks beheer van de zalen.
2. Bij de oprichting van het zaalcomité of ter gelegenheid van de algehele vernieuwing van het gemeentebestuur deelt het zaalcomité aan het college van burgemeester en schepenen de samenstelling van het zaalcomité mee en overhandigt het vigerende huishoudelijk reglement, ter goedkeuring. Ook wordt ter gelegenheid van elke wijziging van het huishoudelijk reglement mededeling gedaan aan het college van burgemeester en schepenen.
3. Het college van burgemeester en schepenen kan ten allen tijde tussenkomen in het dagelijks beheer van de zalen als daar gegronde redenen toe bestaan.
4. Jaarlijks in januari leggen de zaalcomités een verslag van het zaalgebruik voor waarin minimum de datums, aanvragers en vermoedelijk aantal gebruikers vermeld staan.
Gebruikers
5. De zalen moeten beschikbaar zijn voor alle potentiële gebruikers van Alveringem, zowel voor verenigingen als voor particulieren. Aanvragen door en voor niet Alveringemnaren worden in principe niet gehonoreerd tenzij afwijking werd toegestaan door het college van burgemeester en schepenen.
6. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de particulieren de zaal dienen te reserveren en wie de opvolging doet.
7. Bij reservatie door particulieren hebben de verenigingen die op een weerkerend tijdstip de zaal gebruiken, voorrang. Het zaalcomité zal daartoe de betrokken vereniging contacteren en desgevallend de datum voor die vereniging reserveren.
8. Wanneer het huishoudelijk reglement de verantwoordelijkheid voor reservatie en gebruik bij het college van burgemeester en schepenen legt, zal deze laatste vooraleer toe te wijzen, de aanvraag ter advisering voorleggen aan het zaalcomité, of aan de hierdoor aangeduide persoon uit het comité.
9. Bij de reservatie van de zaal zal de persoon die zich als verantwoordelijke voor de aanvraag opstelt, in een register bijgehouden door het zaalcomité of door de persoon hiervoor aangeduid, zijn naam, volledig adres en telefoonnummer vermelden, en tekenen voor akkoord met de voorwaarden. Die persoon wordt vanaf dat ogenblik ten aanzien van zaalcomité en college van burgemeester en schepenen de verantwoordelijke in geval van schade, overlast, wanbetaling enz..
Bij ondertekening wordt de verantwoordelijke in kennis gesteld van het huishoudelijk reglement en van het vigerend politiereglement.
Vergoedingen besteding
10. De vergoeding voor het gebruik van de zalen wordt vastgesteld als volgt:
11. Wanneer het zaalcomité de verantwoordelijkheid neemt over de drankvoorraden van de bar, zal de eventuele vergoeding die daarvoor gevraagd wordt, vastgelegd worden in het huishoudelijk reglement en niet hoger zijn dan een meerprijs van 10 % op de aankoopfactuur, behoudens een gemotiveerde beslissing van het college van burgemeester en schepenen om hiervan af te wijken.
12. De ontvangsten van huur en eventueel drankvoorraadbeheer gaan rechtstreeks naar de zaalcomités. Het zaalcomité kan uit die middelen kleine aankopen doen die het patrimonium en de bruikbaarheid van de zaal verhogen. Het saldo komt de gemeente toe en moet via de financieel directeur in de gemeentelijke kas gestort worden.
Daartoe legt het zaalcomité jaarlijks in januari de rekening van inkomsten en uitgaven van het voorbije jaar voor aan het college van burgemeester en schepenen met verantwoording. Bij ruim saldo kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om een bedrag te laten storten in de gemeentekas. Het college van burgemeester en schepenen kan ook voorstellen doen aan het zaalcomité inzake toekomstige bestedingen.
Borgstelling voor particuliergebruik
13. Aan de particuliere gebruikers van de gemeentezalen wordt een forfaitaire borgsom opgelegd van € 150.
14. De betaling van deze waarborg gebeurt tegen ontvangstbewijs uiterlijk een week voor het gebruik, in de handen van de door het zaalcomité daartoe aangestelde verantwoordelijke die hiervan een register bijhoudt.
15. De aanvragers zullen er voor zorgen dat de zaal na gebruik net en in goede orde wordt achtergelaten. Als bij controle na gebruik blijkt dat de zaal in nette staat wordt achtergelaten, wordt de borgsom integraal teruggegeven. Bij niet naleving hiervan zal de volledige borgsom worden ingehouden.
Huishoudelijk reglement
16. Alle zaalcomités stellen een huishoudelijk reglement op die de verdere regels voor gebruik vastlegt. Het huishoudelijk reglement zal steeds zichtbaar in de zaal aanwezig zijn en is bindend voor zaalcomité en gebruikers.
Drank
17. De eventuele drank die in de zalen gebruikt wordt, wordt bij voorkeur aangekocht bij de handelaars en drankcentrales van Alveringem.
Vigerend politiereglement
18. Inzake maximum aantal aanwezigen en schikking van de stoelen bij grote bijeenkomsten zijn de gebruikers gehouden aan de normen en regels van het verslag van de brandweer.
19. Ook inzake geluidsniveau moeten de verantwoordelijken voor de zaalreservatie zich houden aan het vigerend politiereglement en de hogere wetgeving, tenzij een toelating tot het produceren van een verhoogd geluidsniveau werd verkregen van het college van burgemeester en schepenen.
Taksen
20. De gemeente staat in voor het betalen van de billijke vergoeding. De gebruikers moeten desgevallend zelf de verschuldigde vergoeding aan SABAM betalen.